Guía del Proceso
Instructivo oficial de posesión · Sección de Selección y Capacitación
Dashboard Operativo
Visión general del proceso de posesiones · Senado de la República
8
Procesos activos
+2 este mes
3
En riesgo / vencimiento
⚠ Requieren acción
47
Documentos pendientes
En revisión activa
3
Alertas críticas
Atención inmediata
2
Posesiones este mes
Completadas
1
Listo para juramento
Programar acto
Aspirantes activos
Alertas recientes
Distribución por etapa
Próximas posesiones
Aspirantes
Gestión de todos los procesos de posesión
⌕
| ID · Aspirante | Cargo · Dependencia | Etapa actual | Progreso doc. | Días hábiles | Estado | Acciones |
|---|
Expediente Digital
Ficha completa del proceso de posesión
Checklist Documental
Gestión de los 19 documentos del trámite de posesión
Seleccione un aspirante para ver sus documentos
Motor de Validaciones
Verificación automática de requisitos normativos
Seleccione un aspirante para ejecutar validaciones
Acto de Posesión
Gestión del acto protocolario y juramento de ley
Seleccione un aspirante para gestionar el acto de posesión
Post-Posesión
Seguimiento de actividades posteriores al acto de posesión
Seleccione un aspirante posesionado para ver su checklist
Centro de Alertas
Notificaciones activas del sistema por nivel de criticidad
Calendario de Posesiones
Fechas programadas, límites y alertas de vencimiento
Registro de Aspirante
Creación de nuevo expediente de posesión
Gestión de Contratos
Seguimiento integral del ciclo contractual · Senado de la República
⌕
| ID · Contratista | Objeto del contrato | Tipo · Modalidad | Valor | Etapa actual | Días en etapa | Estado | Acciones |
|---|
Necesidades de Contratación
Solicitudes generadas por dependencias y despachos
SECOP II — Gestión en Plataforma
Publicación, aceptación del contratista y firma institucional
Seleccione un contrato para gestionar en SECOP II
Nueva Necesidad de Contratación
Registro inicial de la necesidad contractual por la dependencia solicitante
Guía de Usuario
Manual de uso del sistema QUANTA IA · Senado de la República
CO-Ma02 · QUANTA IA v1.1
Filtrar guía por rol
1
Cómo ingresar al sistema
▾ Clic para expandirPaso 1 — Seleccione su perfil
En la pantalla de ingreso, haga clic en el botón que corresponde a su rol institucional: Administrador, Analista, Aspirante o Despacho.
Paso 2 — Ingrese sus credenciales
Digite su usuario institucional (@senado.gov.co) y contraseña asignada por la División de RRHH. Presione Enter o el botón "Ingresar al sistema".
Paso 3 — Selección de expediente (Aspirante)
Si ingresó como Aspirante, aparecerá un selector para identificar cuál es su proceso de posesión activo.
Paso 4 — Acceda a su módulo inicial
Cada rol abre automáticamente el módulo que le corresponde. Use el menú lateral para navegar entre las secciones disponibles.
ℹ
En caso de olvidar su contraseña, contacte a la División de Recursos Humanos o al área de Sistemas del Senado.
2
Módulos disponibles por rol
▾ Clic para expandir| Módulo | Administrador | Analista | Aspirante | Despacho |
|---|---|---|---|---|
| Dashboard | ✓ Completo | ✓ | — | ✓ UTL |
| Aspirantes | ✓ Todos | ✓ Todos | — | ✓ Solo UTL |
| Expediente Digital | ✓ | ✓ | ✓ Solo propio | ✓ Solo UTL |
| Checklist Documental | ✓ Aprobar/rechazar | ✓ Aprobar/rechazar | ✓ Solo cargar | — |
| Motor de Validaciones | ✓ | ✓ | — | — |
| Acto de Posesión | ✓ Registrar juramento | — | — | — |
| Post-Posesión | ✓ Cerrar expediente | — | — | — |
| Gestión Contratos | ✓ | ✓ Revisión | — | ✓ Ver estado |
| SECOP II | ✓ Publicar/firmar | ✓ Ver | — | ✓ Ver |
| Nuevo Aspirante | ✓ | — | — | — |
| Centro de Alertas | ✓ Todas | ✓ Documentales | ✓ Su proceso | ✓ Su despacho |
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Proceso completo de posesión
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⚖
Fundamento legal: Art. 40 Ley 909 de 2004. El aspirante debe posesionarse dentro de los 10 días hábiles siguientes a la aceptación del cargo.
1
Postulación y registro Admin RRHH
El Administrador RRHH crea el expediente del aspirante desde "Nuevo Aspirante". Registra los datos personales, tipo de cargo (Planta o UTL), dependencia y las fechas del proceso. El sistema calcula automáticamente la edad y determina si aplica el requisito de situación militar.
2
Notificación y acceso Admin RRHH
Una vez creado el expediente, se registra la fecha de notificación. Desde este momento corren los términos legales. El aspirante recibe acceso al sistema con sus credenciales.
3
Cargue documental Aspirante
El aspirante ingresa al sistema y carga los 19 documentos requeridos en el orden establecido. Para cada documento en estado "Pendiente" o "En corrección", use el botón "Cargar" y adjunte el archivo (PDF, JPG o PNG, máx. 10 MB).
4
Validación documental Analista
El Analista revisa cada documento: legibilidad, orientación correcta, formato completo, fecha posterior a la notificación y vigencia de certificaciones. Use "Aprobar" o "Rechazar" con observación detallada obligatoria.
5
Corrección de documentos Aspirante
Los documentos rechazados aparecen con la observación del Analista. El aspirante corrige y vuelve a cargar. El estado cambia a "En revisión" automáticamente.
6
Documentación completa → Programar posesión Admin RRHH
Cuando los 19 documentos están aprobados, el sistema habilita automáticamente la etapa de posesión. El Administrador agenda la fecha del acto dentro de los 10 días hábiles desde la aceptación.
7
Acto de posesión y juramento Admin RRHH
El día del acto, el aspirante exhibe su cédula o certificado QR de la Registraduría. El Administrador registra el juramento solemne en el módulo "Acto de Posesión". Sin juramento registrado, el sistema no permite avanzar. Art. 122 Constitución Política.
8
Post-posesión Admin RRHH
Tras la posesión, el sistema abre el checklist de 7 ítems: correo institucional, carnetización, inducción general, evaluación de inducción, inducción específica, Curso MIPG e inclusión en caja de compensación. Solo el Administrador puede cerrar el expediente formalmente.
⚠
Prórroga: Si no es posible posesionarse en los 10 días hábiles, el sistema activa el flujo de prórroga por escrito hasta por 90 días adicionales (Art. 40 Ley 909/2004).
4
Los 19 documentos del trámite de posesión
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✓
Los documentos deben ser legibles, completos, con orientación correcta de lectura y con fecha posterior a la notificación del nombramiento. No se aceptan fotocopias de fotocopias.
| # | Documento | Aplica a | Vigencia especial |
|---|---|---|---|
| 1 | Oficio de Notificación del Nombramiento | Todos | Expedido por RRHH |
| 2 | Aceptación del cargo | Todos | No puede ser anterior a la notificación |
| 3 | Copia de la cédula de ciudadanía | Todos | Legible por ambas caras |
| 4 | Libreta militar / Situación militar definida | Hombres 18–50 años | Validación automática |
| 5 | Hoja de vida SIGEP actualizada | Todos | Firmada, descargada del portal SIGEP |
| 6 | Soportes académicos y de experiencia | Todos | Según grado del cargo |
| 7 | Declaración juramentada bienes y rentas (SIGEP) | Todos | Fecha posterior a la notificación |
| 8 | Certificado de aptitud médica | Todos | Resultado: APTO para el cargo |
| 9 | Afiliación aportes de ley (salud, pensión, ARL) | Todos | Formularios firmados |
| 10 | Información afiliación sistema pensional | Todos | — |
| 11 | Certificación actualizada EPS | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 12 | Certificación Fondo de Pensiones | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 13 | Declaratoria de regímenes especiales | Según caso | Si aplica régimen especial |
| 14 | Declaración demanda de alimentos | Todos | Formato oficial |
| 15 | Declaración de documentos auténticos | Todos | Formato oficial del Senado |
| 16 | Certificación bancaria cuenta activa | Todos | ⏱ Máx. 5 días antes de la posesión |
| 17 | Formato de cuenta bancaria diligenciado | Todos | Formato interno Senado |
| 18 | Foto tipo documento 3x4 fondo blanco | Todos | JPG/PNG, no mayor a 6 meses |
| 19 | Autorización tratamiento de datos personales | Todos | Ley 1581 de 2012, firma original |
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Proceso de contratación — Ciclo completo
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Base legal: Ley 80/1993, Ley 1150/2007, Decreto 1082/2015. Toda contratación debe publicarse en SECOP II (Colombia Compra Eficiente).
1
Registrar nueva necesidad Admin / Dependencia
Vaya a "Nueva Necesidad" en el menú lateral. Complete el formulario con datos del contratista, objeto del contrato, tipo, modalidad de selección, valor, CDP y justificación.
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Aprobación Dirección Administrativa Director Admin.
El Director Administrativo revisa la necesidad y la aprueba (avanza al proceso jurídico) o la devuelve con observaciones escritas obligatorias.
3
Revisión Jurídica Abogado
La Oficina Jurídica verifica el objeto, la modalidad de selección y la disponibilidad presupuestal (CDP). Puede aprobar sin observaciones, aprobar con observaciones, o devolver.
4
Elaboración del contrato → Enviar al contratista Abogado
El abogado elabora la minuta del contrato y la marca como lista. El sistema la envía al contratista para revisión.
5
Publicar en SECOP II Gestor SECOP
Use el módulo "SECOP II" y seleccione el contrato. Haga clic en "Publicar en SECOP II". El sistema genera el número de proceso SC-SEN-XXXX.
6
Contratista acepta en SECOP II Contratista
El contratista ingresa a la plataforma Colombia Compra Eficiente (community.secop.gov.co), localiza el proceso por su número y acepta electrónicamente. El sistema registra la aceptación automáticamente.
7
Senado acepta y suscribe en SECOP II Funcionario autorizado
Tras la aceptación del contratista, el funcionario autorizado del Senado ingresa a SECOP II y firma el contrato. El contrato queda en estado "Suscrito" con plena validez jurídica (Art. 3 Decreto 1082/2015).
✓
El contrato avanza automáticamente a estado "Vigente" tras la suscripción. El cierre formal lo realiza la Dirección Administrativa una vez cumplido el objeto contractual.
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Validaciones automáticas — Por qué puede bloquearse un proceso
▾ Clic para expandir| Validación | Regla | Qué hacer si falla |
|---|---|---|
| Edad máxima | Menor de 70 años al posesionarse (Ley 909/2004) | El proceso no puede continuar por impedimento legal |
| Situación militar | Hombres 18–50 años deben tener Doc. 4 aprobado | Cargar libreta militar o certificado equivalente |
| Coherencia de fechas | Aceptación no puede ser anterior a la notificación | Verificar las fechas registradas con RRHH |
| Plazo 10 días hábiles | Desde aceptación hasta posesión | Programar posesión de inmediato o iniciar prórroga |
| Vigencia EPS | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación al aspirante |
| Vigencia Pensión | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación al aspirante |
| Vigencia bancaria | Expedida máx. 5 días antes de la posesión | Solicitar nueva certificación bancaria |
| Completitud documental | 19 documentos aprobados antes de programar posesión | Revisar checklist y completar documentos faltantes |
⚠
El Motor de Validaciones está disponible en el menú lateral y muestra el estado Cumple / No Cumple / Observación para cada regla en tiempo real.
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Sistema de alertas — Cómo interpretar y actuar
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🔴
ALERTA CRÍTICA — Requiere acción inmediata
Ejemplos: plazo de posesión menor a 2 días · documento rechazado sin corrección hace más de 3 días · aspirante sin aceptación hace más de 5 días
Ejemplos: plazo de posesión menor a 2 días · documento rechazado sin corrección hace más de 3 días · aspirante sin aceptación hace más de 5 días
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ADVERTENCIA — Atención en los próximos días
Ejemplos: certificación próxima a vencer · contrato sin avance en etapa · plazo contractual en riesgo
Ejemplos: certificación próxima a vencer · contrato sin avance en etapa · plazo contractual en riesgo
🔵
INFORMATIVA — Para conocimiento
Ejemplos: documento cargado por el aspirante · post-posesión pendiente de completar
Ejemplos: documento cargado por el aspirante · post-posesión pendiente de completar
Acceda al Centro de Alertas desde el menú lateral para ver todas las alertas activas del sistema. Puede marcarlas como leídas una vez atendidas.
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Preguntas frecuentes
▾ Clic para expandir¿Qué pasa si se vencen los 10 días hábiles para posesionarse?
El sistema activa automáticamente el flujo de prórroga. Se debe solicitar prórroga por escrito, la cual puede otorgarse hasta por 90 días adicionales (Art. 40 Ley 909/2004). El Administrador RRHH gestiona este trámite.
¿Por qué el sistema no me deja subir un documento?
Verifique que el archivo sea PDF, JPG o PNG con un tamaño máximo de 10 MB. Si el estado del documento es "Aprobado", ya no puede modificarse. Si es un documento que no aplica para su caso (ej. libreta militar para mujer), aparecerá como "No aplica" automáticamente.
¿Por qué la certificación de EPS fue rechazada si es válida?
Las certificaciones de EPS, Fondo de Pensiones y cuenta bancaria deben haber sido expedidas como máximo 5 días antes de la fecha programada de posesión. Si la fecha de posesión cambia, es posible que deba solicitar nuevas certificaciones.
¿Qué documentos de identidad puede presentar el aspirante en el acto de posesión?
El aspirante debe exhibir su cédula de ciudadanía original, o alternativamente el certificado de estado de cédula con código QR expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
¿Cómo sé si mi proceso tiene alguna alerta activa?
El ícono ◬ en la barra superior muestra un punto rojo cuando hay alertas críticas. También puede consultar el Centro de Alertas desde el menú lateral, donde verá todas las notificaciones organizadas por nivel de urgencia.
¿Qué es el SECOP II y para qué sirve en el módulo de contratos?
SECOP II (Sistema Electrónico para la Contratación Pública) es la plataforma oficial de Colombia Compra Eficiente donde el Senado publica todos sus contratos. En QUANTA IA, el módulo SECOP II simula y guía el flujo de publicación, aceptación del contratista y firma del Senado, registrando cada acción en el expediente contractual.
¿Por qué no puedo ver el módulo de Acto de Posesión?
El módulo de Acto de Posesión está disponible únicamente para el rol Administrador RRHH, ya que es el único perfil autorizado para registrar el juramento y generar el acta. Si requiere acceso, contacte a la División de RRHH.
¿Cuándo se cierra formalmente el expediente de un funcionario posesionado?
El expediente se cierra en estado "Post-posesión cerrada" cuando los 7 ítems del checklist post-posesión están completados: correo institucional, carnetización, inducción general, evaluación de inducción, inducción específica, Curso MIPG e inclusión del grupo familiar en caja de compensación.
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Marco normativo aplicable
▾ Clic para expandir| Norma | Descripción | Aplica a |
|---|---|---|
| Ley 909/2004 | Régimen del empleo público — plazo de 10 días hábiles para posesión (Art. 40). Límite de edad 70 años. | Posesión |
| Ley 48/1993 | Servicio militar obligatorio — acreditación de situación definida para hombres 18–50 años. | Posesión |
| Ley 594/2000 | Ley General de Archivos — trazabilidad auditada del expediente. | Expediente |
| Ley 1581/2012 | Protección de datos personales — autorización de tratamiento requerida (Doc. 19). | Ambos |
| Ley 80/1993 + 1150/2007 | Estatuto General de Contratación Pública — régimen aplicable a contratos del Senado. | Contratos |
| Decreto 1082/2015 | Decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación — SECOP II como plataforma obligatoria. | Contratos |
| Art. 122 C.P.C. | Constitución Política — ningún servidor público puede ejercer sin prestar juramento. | Posesión |
| Reglamento UTL | Requisitos académicos y de experiencia para Asesores I al VIII de Unidades de Trabajo Legislativo. | UTL |
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Contacto y soporte institucional
▾ Clic para expandirDivisión de Recursos Humanos
Para consultas sobre el proceso de posesión, documentación requerida, plazos y expedientes. Contacto principal para aspirantes.
rrhh@senado.gov.co
Dirección Administrativa
Para aprobación de necesidades de contratación y gestión del proceso contractual institucional.
dadm@senado.gov.co
Oficina Jurídica
Para revisión de minutas contractuales, conceptos jurídicos y modalidades de selección en contratación pública.
juridica@senado.gov.co
División de Sistemas
Para soporte técnico del sistema QUANTA IA, acceso y credenciales, apertura de correo institucional.
sistemas@senado.gov.co
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